Die ELKB führt ein neues digitales Verfahren für das Kollektenwesen ein. Ziel ist es, Kollekten einfacher zu erfassen, transparenter zu verwalten, Kirchengemeinden, Dekanaten und Verwaltungsstellen zu entlasten und Arbeitsabläufe einheitlich zu strukturieren. Das neue System wird seit Januar 2026 in zwei Dekanaten als Pilot genutzt und ab Januar 2027 flächendeckend ausgerollt.

Warum die Umstellung?

Die bisherige Datenbank im Intranet stößt technisch an ihre Grenzen und muss deshalb erneuert werden. Statt einer bloßen Ablösung wird der gesamte Prozess digital neu aufgesetzt. Dadurch sollen doppelte Eingaben, Medienbrüche und manuelle Nacharbeiten reduziert werden.

Was kann das neue System

Das neue System ermöglicht die digitale Erstellung des Kollektenkalenders, die digitale Erfassung der gezählten Kollekten per QR-Code und Smartphone in der Sakristei (Alternativ im Pfarramt, wenn kein Smartphone zur Hand oder keine Internetverbindung), den Lastschrifteinzug durch das Landeskirchenamt, die Weiterleitung an Drittempfänger.

Workflow:

So läuft der neue Prozess

Im Pfarramt wird der Kollektenkalender für das kommende Jahr im neuen System eingepflegt. Dabei werden die landeskirchlichen Kollekten, Dekanatskollekten und Kollekten für gemeindliche Zwecke auf das entsprechende Datum festgelegt. In der Eingabemaske wird dann nur der jeweilige Kollektenzweck für das Datum angezeigt.

Nach der Zählung in der Sakristei wird die Kollekte und der Klingelbeutel per QR-Code und Smartphone in der Sakristei (Alternativ im Pfarramt, wenn kein Smartphone zur Hand oder keine Internetverbindung) auf einer Eingabemaske erfasst. Das Geld wird bei der Bank eingezahlt. Die erfassten Beträge sind dann in Echtzeit im Pfarramt, Dekanat, in der Verwaltungsstelle und auf Landeskirchenebene sichtbar. Im Pfarramt soll der eingegebene Betrag nochmal kontrolliert werden (Zähldifferenz bei der Bank).
Je nach bisheriger Struktur werden die landeskirchlichen Kollekten und Sammlungen sechs Wochen nach Eingabe entweder vom Spendenkonto der Kirchengemeinde oder vom Konto der Verwaltungsstelle per Lastschrifteinzug eingezogen.
Landeskirchliche Kollekten für Drittempfänger werden anschließend automatisch an die vorgesehenen Empfänger weitergeleitet.

Pilotphase und Einführung

Seit Januar 2026 wird das Verfahren in den Dekanatsbezirken Ansbach und Weilheim erfolgreich erprobt. Die Erfahrungen aus der Pilotphase fließen in die landesweite Einführung ab Januar 2027 ein. So kann die Umstellung praxisnah vorbereitet werden und Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden.

Was passiert in den nächsten Wochen und Monaten

Die Dekanate und Kirchengemeinden werden per Mail aufgefordert, die erforderlichen Informationen in ein Forms-Formular einzutragen, u.a. Ansprechpartner (Sekretärin, Assistenz), Mailadresse, Kollektenkonto der KG oder Verwaltungsstelle, Gläubiger-ID, …)

Je nachdem, ob in Ihrem Dekanat bisher die landeskirchlichen Kollekten von der Kirchengemeinde direkt oder von der Verwaltungsstelle weitergeleitet wurden, sind zwei Abläufe möglich: Entweder erfolgt der Lastschrifteinzug direkt vom Spenden-, Kollektenkonto der Kirchengemeinde oder vom Konto der Verwaltungsstelle. Wie bei Ihnen verfahren werden soll, wird in dem Formular abgefragt.

Schulung

Selbstverständlich werden Sie mit dem neuen System vorher vertraut gemacht. Wir werden im Herbst ausreichend Online-Schulungen anbieten. Die Termine werden hier rechtzeitig bekanntgegeben und Sie werden per Mail darüber informiert. Die Teilnahme einer Person pro Kirchengemeinde ist verpflichtend.

Weiterer Vorteil für Kirchengemeinden

Das neue System wurde von dem Onlinespendentool-Anbieter twingle gemeinsam mit der EKKW entwickelt und mit uns an die Gegebenheiten der ELKB angepasst und weiterentwickelt.
Die neue Datenbank ist zukünftig über das normale Backend von twingle erreichbar. Dadurch hat jede Kirchengemeinde auch automatisch die Möglichkeit, das Onlinespendentool von twingle zu nutzen, ohne sich extra dafür zu registrieren.

Zudem ist geplant, dass es nur noch einige wenige Pflichtkollekten gibt, die auf ein Datum festgelegt sind. Die meisten landeskirchlichen Kollekten werden zu Wahlpflichtkollekten und müssen zwar mindestens einmal im Jahr bedient werden, das Sammlungsdatum bleibt aber der jeweiligen Kirchengemeinde überlassen. Dies wird vorab im digitalen Kollektenkalender festgelegt.

Zuständigkeiten und Kontakt

Für Einführung, Schulung und Durchführung ist das Kompetenzzentrum Fundraising bei der Landeskirchenstelle in Ansbach zuständig. In den kommenden Wochen und Monaten werden die Mitarbeitenden die betroffenen Bereiche kontaktieren, um die notwendigen Informationen für die Umsetzung zu erheben.
Für Rückfragen und weitere Informationen stehen Ihnen Herr Stefan Kern und Frau Michaela Meyer unter der Telefonnummer 0981 96991-334 sowie per E-Mail an kollekte-twingle@elkb.de gerne zur Verfügung.