Inhaltsverzeichnis für den Onlinekurs

Technische Voraussetzung für KIDspende

Voraussetzung für den Online-Kurs

Aufbau des Online-Kurses

Buchhalterische Voraussetzung im Pfarramt

Bedienung von KIDspende

Die Mandantenstruktur von KIDspende

Das Passwort ändern

Übersicht: Projekte und Aktionen

Erfassen von Gaben und Spenden mit KIDspende

Kollekten und Verwahrgelder erfassen

Unterstützung Bedürftiger

Überblick: Dank und Zuwendungsbestätigung

Ein Dankschreiben, drei Möglichkeiten

Dankbrief mit Microsoft-Word erstellen

Sammelzuwendungsbestätigung erstellen und drucken

Auswertungen: eine Übersicht

Der Buchhaltungsabschluss - ein Überblick

Der Kontabgleich

Die Überleitung der Gaben und Spendne in den Haushalt mit KIDspende

 


 

Technische Voraussetzungen

00431642KIDspende muss nicht auf dem heimischen PC installiert werden.

Das Programm wird über einen Internet-Browser (Internet-Explorer oder FireFox) aufgerufen. Die Daten liegen in Hannover bei dem kirchlichen Informationsdienstleister Comramo GmbH. Es ist also keine Installation vor Ort nötig, Programmneuerungen stehen automatisch zur Verfügung.

Die bayerische Version von KIDspende ist nur über das "Sichere Kirchennetz" der ELKB zu erreichen.

Die Adresse lautet: www.kid-elkb.de

Voraussetzung - Zusammenfassung:

  • FireFox
  • Internet-Explorer ab Version 9
  • Sicheres Kirchennetz
  • Acrobat Reader
  • keine besonderen Anforderungen an den PC
  • Eine Schulung (1 Tag)
  • 50 € einmalige Lizenzgebühr
Idealerweise ist die Kirchengemeinde im Geldbestand einer Verwaltungsstelle oder eines Kirchengemeindeamtes.

Voraussetzung für den Onlide-Kurs und Online-Videos

lautsprecherFür Sie als Nutzer oder Nutzerin von KIDspende in der Evang.-Luth. Landeskirche in Bayern stehen eine Reihe von Online-Schulungsvideos und ein ganzer Online-Schulungskurs zur Verfügung.

Der Online-Kurs enthält zu den Lernvideos zusätzliche Informationen zum Nachlesen.

Alle Lernvideos können aber auch hier einzeln angesehen werden. Diese Videos sind fast alle in im Online-Kurs integriert.

Es bleibt Ihnen überlassen, womit Sie beginnen.

Technische Voraussetzung:

  • Jeder übliche Multimedia-PC (d.h. Tonwiedergabe muss möglich sein, was die meisten Bürocomputer auch beherrschen)
  • Kopfhörer oder Lautsprecher
  • Interentbrowser mit Flash-Unterstützung

Test-Video

Wenn Sie das folgende Video sehen und hören können, ist Ihr PC perfekt eingericht
(Das Video beschreibt, wie die Anzeige zu bedienen ist):

Test-Video (1 min. 26'')

Aufbau des Online-Kurses

RaketeDieser KIDspende-Kurs beinhaltet wechselweise vier Elemente:

  1. Lese-Element: Lerninhalte werden direkt hier zum Lesen in Form von Text, Tabellen usw. angeboten;
  2. Animation: Lerninhalte werden in Form von kurzen Videos (3 min. - maximal 10 min.) angeboten
  3. Ton: Lerninhalte werden von einem Sprecher vorgetragen

Herr Stefan, die Stimme

SprecherDen Lernvideos (bzw. Animationen) werden in der Regel von einer elektronischen Stimme begleitet.

In der Regel können Sie sich den gesprochenen Text in den Videos auch einblenden lassen. Dafür klickt man auf die Taste [CC].

Die Lernvideos

Die Bedienung der Lernvideos ist sehr einfach und orientiert sich an gebräuchlichen Online-Video-Spieler.

Im folgenden Video wird die grundsätzliche Bedienung vorgestellt.

Bedienung der Lernvideos (1 min. 27'')

Buchhalterische Voraussetzung

buch offenKIDspende ist gut zur Überführung der Gabenkasse in den ordentlichen Haushalt geeignet. Die in KIDspende erfassten Gaben und Spenden können automatisiert in das landeskirchlich zugelassene Buchungsprogramm (KFM) überführt werden;

KIDspende ist kein Ersatz für die MSA-Gabenkasse. Durch die Überleitung in den Haushalt wird ein solches Programm auch nicht mehr benötigt. KIDspende ist auch kein Buchungsprogramm. Dadurch entfällt die jährliche Prüfung.

KIDspende soll nur in Absprache mit dem Kirchengemeindeamt oder der Verwaltungsstelle eingesetzt werden.

Die Verwendung der Mitgliederdaten in KIDspende zu Fundraisingzwecken ist datenschutzrechtlich geklärt.

Hier finden Sie den Leitfaden zur Überführung der Gabenkasse in den ordenlichten Haushalt:

Spende erfassen

KIDspende integriert sich vor allem dann nahtlos in den Spenden- und Kollektenablauf, wenn sich die Kirchengemeinde im Geldbestand befindet.

Geldfluss-KIDspende

1. Eingang der Spende:

Die Spende geht im Pfarramt bzw. in der Gemeinde bar oder über eine Überweisung ein. Im Pfarramt wird die Spende dann direkt oder vom Kontoauszug erfasst. Auf dem Spendenkonto der Gemeinde landen nur Einnahmen, d.h. Spenden, Kollekten, Sammlungen oder dergleichen. Alle Ausgaben, also z.B. Unterstützung von Bedürftigen, Weiterleitungen, Kontoführungsgebühren, Materialverbrauch, laufen in der Regel über das Haushaltskonto. Trotzdem ist es möglich, Weiterleitungen oder Unterstützung von Bedürftigen über KIDspende zu verwalten.

2. Zuwendungs-bestätigung und Dank

Unmittelbar nach Erfassung der Spende kann über KIDspende eine Zuwendungsbestätigung und ein Dank ausgedruckt werden. Außerdem sind Abkündzettel und andere Übersichten schnell erstellt.

3. Buchhaltungs-abschluss

Nach einen bestimmten Zeitraum wird das Konto abgerechnet. Alle Gaben eines bestimmten Zeitraumes, sagen wir z.B. 850 € werden auf das Haushaltskonto überwiesen (bei der Geldbestandsverwaltung auf das Sammelkonto der Verwaltungsstelle oder der Gesamtkirchengemeinde). Das Spendenkonto wird also wieder auf 0,- € gestellt.

4. Sammel-einnahmebeleg und Kontoabgleich

Gleichzeitig wird ein Sammeleinnahmebeleg in KIDspende über diese 850 € erstellt. Für die Verwaltungsstelle kann zusätzlich eine elektronische Datei erzeugt werden, die es erlaubt, die erfassten Gaben und Spenden in das Buchhaltungsprogramm einzulesen.

5. Überprüfung der Belege

In der Verwaltungsstelle wird die Überweisung mit dem Sammeleinnahmebeleg abgeglichen.

6. Verbuchung

Ist alles o.k. veranlasst die Buchhaltung die Buchung der Gaben und Spenden in den Haushalt.

7. Ausgaben und Weiterleitungen

Ausgaben laufen idealerweise über den Haushalt ggf. bei Kollekten als Vorschuss. Kontoführungsgebühren können z.B. über das Haushaltskonto abgerechnet werden.

KIDspende lässt sich flexibel an die jeweiligen Erfordernisse vor Ort anpassen. In jedem Fall muss hierzu die zuständige Verwaltungsstelle bzw. das Kirchengemeindeamt hinzugezogen werden.

Im folgenden Video wird dieser Sachmverhalt noch mal genauer betrachtet:

Der Geldfluss in KIDspende (2 min. 55'')

Bedienung von KIDspende

Knopf drueckenDas Programm KIDspende ist logisch und konsequent aufgebaut. D.h. die Bedienelemente bedeuten immer das gleiche und finden sich dort, wo man sie erwartet. Das erleichtert das Arbeiten, auch wenn man nicht regelmäßig Spenden erfasst.

Sehen Sie sich die Oberfläche und der Elemente von KIDspende kurz im Video an:

Bedienung KIDspende (3min. 6'')

Die Mandantenstruktur

Der Mandant

MandantenstrukturJede Kirchengemeinde ist in KIDspende auch ein Mandant. Beim Mandanten sind auch die Adressdaten hinterlegt. Werden die Adressdaten aktualisiert, werden die Adressen an Hand der KRO-Nummer den jeweiligen Mandanten zugeordnet. Das Programm weiß also, dass z.B. Lieschen Müller mit der hinterlegten KRO-Nummer "0123456" (Bsp.) zur Kirchengemeinde Musterhausen gehört.

Beim Mandant sind die Zahlungswege und andere Grundeinstellungen angelegt.

Der Absender

Der Absender ist mit dem Mandanten identisch. Beim Absender können grafische Briefköpfe, Unterschriften, eigene Freistellungsbescheide, Absenderadresse u.a. festgelegt werden.

Für einen Förderkreis kann z.B. ein weiterer Absender mit eigenem Briefkopf angelegt werden.

Übergeordnete Mandanten

Dekanate sind überegeordnete Mandanten. Dort können Dekanatsprojekte angelegt werden oder Freistellungsbescheide, die dann auch den Gemeinden zur Verfügung stehen.

Landeskirchliche Kollekten und Freistellungsbescheide: Auf Landeskirchenebene sind bereits alle wichtigen Freistellungsbescheide für die landeskirchlichen Kollekten und darüber hinaus angelegt, die den darunterliegenden Dekanaten und Gemeinden zur Verfügung stehen.

Den Mandanten wechseln

Mandant wechseln und bearbeiten

recyclingWenn Sie für mehrere Gemeinden, d.h. Mandanten zuständig sind, brauchen Sie sich trotzdem nur einmal anzumelden. Sie wechseln dann innerhalb von KIDspende die Mandanten.

Wie das geht und wie man den Mandanten bearbeiten kann, sehen Sie im Video.

Den Mandanten wechseln (2 min. 30'')

Das Passwort

schlossFolgende Arbeiten erledigen Sie in der Regel nur einmal:

  • Passwort ändern
  • Layout ändern

Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:

  • mindestens acht Zeichen lang
  • mindestens einen Großbuchstaben
  • mindestens eine Ziffer
  • mindestens vier unterschiedliche Zeichen

z.B. Klunker88 oder Straba155

Klicken Sie auf Start um das Video zu starten.

Das Passwort ändern (3 min. 1'')

Projekte und Aktionen - Übersicht

ProjektProjekte und Aktionen

Die Aktivitäten einer Kirchengemeinde werden in KIDspende durch Projekte und Aktionen abgebildet.

Nutzen Sie diese Möglichkeit, damit Sie später genau feststellen können:

  • hat sich dieses Projekt gelohnt?
  • wie war die Reaktion auf den Spendenbrief?
  • wer oder welches Alter spendet für welches Projekt?
  • Welches Alter spendet über welche Aktion am liebsten?
  • usw.
  • In dieser Lektion sehen Sie, wie man Projekte und Aktionen erstellen kann.

Was ist ein Projekt

Ein Projekt zeichnet sich im Allgmeinen dadurch aus, dass es einen Anfang und ein Ende hat.

Solch eine Begrenzung findet man in der Gemeinde nur bei wenigen Projekten vor. Denn z.B. den Seniorennachmittag, den Gottesdienst wird es hoffentlich auch in weiter Zukunft geben.

Klar begrenzt ist z.B. der Kirchgeldbrief, der in genau in einem Jahr abgewickelt werden soll.

Verwechseln Sie nicht Projekte und Aktionen.
Ein Projekt erkennt mandaran, indem man fragt: "Für was ist diese Spende?" --> z.B. für den Jugendleiter.

Eine Aktion erkennt man daran, indem man fragen kann: "Wie kam diese Spende zu uns?" --> z.B. über die Patenschaftsaktion

Rahmenprojekt - Projekt - Aktion

Wenn man diese Systematik erst mal verstanden hat, ist der Rest nicht mehr schwer...

Element

Beschreibung

Beispiele

Das Rahmen-projekt

Rahmenprojekt

Das Rahmenprojekt fasst mehrere Projekte ähnlichen Inhaltes in einer Kategorie zusammen.

Das dient vor allem der Übersichtlichkeit im Umgang mit KIDspende und hat keine haushalterischen Auswirkungen.

Unter das Rahmenprojekt "Dienst an der Jugend" fallen z.B. Projekte, die etwas mit Kinder- und Jugendarbeit zu tun haben. Z.B.

  • Jugendgruppe
  • Offener Treff
  • Jungschar "Die Raben"
  • Evang. Landjugend
  • Kindergruppe "Kinderkiste"

Die Zuordnung ist nicht festgelegt und kann für jede Gemeinde individuell geschehen.

Das Projekt

Projekt

Das Projekt gibt an, für was eine Spende verwendet wird.

Zudem ist beim Projekt der erste Teil der Haushaltsnummer hinterlegt: das Sachbuch (00 oder 52) die Gliederung und die Objektnummer (0-99).

Projekte können frei benannt werden - so wie man sie in der Gemeinde kennt:

  • Stieglmeierorgel
  • Teeni-Kreis "Raben"
  • Gospel-Singers
  • Gemischter Chor usw.
Die Aktion

Aktionen

Die Aktion gibt an, wie eine Spende ihren Weg zum Projekt gefunden hat.

Bei der Aktion ist der letzte Teil der Haushaltsnummer hinterlegt die Gruppierung oder Unterkonto heißt.

Beispiele, wie die Spenden zum Projekt kommen:

  • übere eine Kollekte
  • über den Klingelbeutel
  • über eine spersönliche Spende
  • durch einen Anlass (Anlass-Spende)
  • durch einen Spendenbrief usw.
Die Aktionsart

Aktionsart

Die Aktionsart ist sehr wichtig: Nur wenn sie richtig angelegt ist, kann eine Gabenstatistik erstellt werden.

Durch die Aktionsart kann z.B. der Klingelbeutel oder die Kollekte ausgewertet werden.

Mit der richtigen Aktionsart kann man z.B. einen Dank oder einen Serienbrief als Aktion anlegen.

Die Aktionsart hilft, die richtige Gruppierung bei der Haushaltsstelle auszuwählen: die Aktionsart "Kollekte" hat in der Regel die Gliederungsnummer "2110".

  • Aktionsart Klingelbeutel Gruppierungsnummer: 2120)
  • Aktionsart:Kollekte (Gruppierungsnummer 2110)
  • Aktionsart: Kirchgeldbrief (Gruppierungsnummer: 0160)
  • Aktionsart:Persönliche Spende(Gruppierungsnummer: 2200 oder 2210)

Ein Projekt erstellen

Rahmenprojekt

Die Kirchenfenster müssen in diesem Jahr renoviert werden. Dafür müssen 10% an Spenden selbst aufgebracht werden.

Schnell ist also ein komplettes Projekt dafür erstellt:

Rahmenprojekt: Gottesdienst (frei aus vorhandener Liste wählbar)

Projekt: Kirchenfenster

Aktionen: Kollekte, Spenden, Fensterpatenschaften

Sehen Sie im Video, wie man ein neues Projekt erstellt:

Neues Projekt erstellen (7 min. 59'')

Eine Aktion erstellen

Aktionsart

Wenn bei einem Projekt eine Aktion fehlt, kann man sie sehr einfach ergänzen. Sehen Sie selbst:

Eine neue Aktion (3 min. 10'')

Haushaltsstellen anpassen

Haushaltsstellen

Die Verwendung der Haushaltsstellen ist bislang noch nicht einheitlich.

Eine der Stärken von KIDspende ist, dass die Gaben und Spenden vorkontiert werden können. Das erleichtert die Verbuchung in den Haushalt. Voraussetzung ist aber, dass die Haushaltsstellen in KIDspende mit den Haushaltsstellen in der Buchhaltung übereinstimmen.

Nehmen Sie in jedem Fall Kontakt zu Ihrer Buchhaltung auf, wenn Sie ein neues Projekt anlegen müssen.

Manchmal müssen Haushaltsstellen trotzdem nachträglich geändert werden. Wenn das der Fall ist, kann man das jederzeit beim jeweiligen Projekt im Bereich Buchungsdaten zusammen mit den zugehörigen Aktionen.

Im Projektbereich werden:

  • das Sachbuch
  • die Gliederung
  • die Objektnummer

vergeben

Projekt-Buchungsdaten

Im Aktionsbereich werden:

  • die Gruppierung oder
  • das Unterkonto

festgelegt

Aktion-Gruppierung

Bei Sachbuch 00 (=ordentlicher Haushalt) wird in der Aktion die Gruppierung,

bei Sachbuch 52 (=durchlaufende Gelder) wird in der Aktion das Unterkonto verwendet.

HHStellen

Wenn die Haushaltsstellen geändert werden, kann eine Archivdatei aus dem Buchhaltungsbereich mit den aktuellen Haushaltsdaten neu erstellt werden.

Erfassen von Gaben und Spenden

00431631Gaben und Spenden können sehr schnell und einfach erfasst werden, da alle nötigen Angaben bereits hinterlegt sind bzw. einmalig hinterlegt werden müssen:

  • Projekte und dazugehörige Aktionen
  • Freistellungsbescheide
  • Meldewesen-Daten

Weiterverarbeitung

Da die erfassten Daten nicht verloren gehen, hat man sie für zukünftige Aufgaben stets zur Verfügung:

  • Ausdruck von Zuwendungsbestätigungs-Kopien
  • Erstellen von Dank- oder anderen Serienbriefen für Spender und Spenderinnen
  • Erstellen von Spender- und Geburtstagslisten
  • Erstellen von Spendenübersichten für ein oder mehrere Projekte
  • Erstellen von Etiketten
  • Weiterreichende Auswertungen

Schnell mal eine Spende erfassen ...

... geht mit KIDspende sehr schnell.

In der Regel wird hierfür die Eingabemaske unter dem Menüpunkt "Spende" --> "Neu" verwendet.

Welche Möglichkeiten es sonst noch gibt, erfahren Sie in einen der nächsten Punkte.

Spende erfassen (8 min. 4'')

Zuordnung Rahmenprojekt - Projekt

FrageBeim Erfassen von Gaben und Spenden wählt man im Regelfall zuerst das Rahmenprojekt und dann das Projekt aus (und anschließend die Aktion).

Wenn man nicht sicher ist, zu welchem Rahmenprojekt das Projekt gehört, kann man auch vorgehen, wie im Video beschrieben.

Rahmenprojekt-Projekt (3 min. 24'')

Regelmäßige Dauerspenden einrichten

TerminEs gibt immer wieder Menschen, die regelmäßigund über längere Zeitein Projekt mit einen Betrag unterstützen möchten.

InKIDspendekann man dafür beim Spender eine Dauerspende einrichten. Wie man das macht, sehen Sie im Video:

Dauerspende (8 min 30'')

Spenden unterschiedlich erfassen

Spenden unterschiedlich erfassen

Eine Spende - mehrere Möglichkeiten sie zu erfassen

Spenden können in KIDspende unterschiedlich erfasst werden. Je nach Spendenliste, die vorliegt, erleichtern die verschiedenen Möglichkeiten die Eingabe.

Spende normal erfassen

Eine Spende normal erfassen

Spende neu


Mit dem Menüpunkt Spende -> Neu können unterschiedliche Spender und Spenderinnen für unterschiedlicher Projekte schnell erfasst werden. Ideal, wenn man den Kontoauszug oder die Spendeneingänge unsortiert eingeben will.

Im Normalfall ist diese Methode die erste Wahl zur Spendeneingabe.

Spende beim Projekt erfassen

Eine Spende beim Projekt erfassen

Spende-Projekt


Wenn für ein Projekt mehrere Spenden - auch von unterschiedlichen Personen - erfasst werden müssen.

Ideal z.B. beim händischen Erfassen des Kirchgeldbriefes oder einer erfolgreichen Spendenaktion.

Vorteil: Das Projekt ist bereits vorbelegt und muss nicht immer neu ausgewählt werden.

Vorgehen: Das entsprechende Projekt auswählen und im Eingabebereich Spenden der letzten 90 Tageeine neue Spende erfassen.

Spende beim Spender erfassen

Die Spenden direkt beim Spender erfassen

Spende-Adresse


Wenn für einen Spender oder für eine Spenderin mehrere Spenden für gleiche oder unterschiedliche Projekte zu erfassen sind.

Vorteil: Die Person muss nicht immer vorbelegt werden.

Gleichzeitig kann darüber auch die Zuwendungsbestätigung und der Dank erstellt werden.

Vorgehen: Die jeweilige Adresse auswählen und im Eingabebereiche Spenden neue Spenden für diese Person erfassen.

Spende und Zuwendungsbestätigung stornieren

Fehler passieren...

Gründe für eine Korrekter gibt es viele:

  • der Spender hat eine neue Adresse
  • der Betrag ist falsch - ein "Zahlendreher"
  • die Adresse der Zuwendungsbestätigung ist falsch
  • oder vieles, vieles anderes ...

Die Spende ist erfasst - sonst nichts

SpendeOK

Die Spende kann ohne weiteres geändert oder gelöscht werden!

  • die Zuwendungs-bestätigung ist noch nicht erstellt
  • die Spende wurde noch nicht in den Haushalt überführt
  • ODER: die Spende wurde als "Verrechnet" erfasst (und nicht als "Überweisung" oder Bar")

Spende-keine-ZWB

Die Zuwendungsbestätigung ist bereits erstellt

<

SpendeZWBOK

Es wurde ein amtliches Dokument erstellt.

  • eine Zuwendungs-bestätigung wurde bereits erstellt
  • die Spende wurde noch nicht in den Haushalt überführt.

Es muss zuerst die Zuwendungsbestätigung storniert werden.

Danach kann man die entsprechende Spende ändern und eine neue Zuwendungsbestätigung zu erstellen.Spende-ZWB-erstellt

Die Spende wurde im Haushalt bereits verbucht

SpendeHHOK

Die Spende kann nur noch "storniert" und nicht mehr geändert werden.

Für eine Korrektur muss eine neue Spende mit den richtigen Angaben erstellt werden.

  • die Spende wurde bereits in den Haushalt überführt
  • eine Zuwendungs-bestätigung wurde nicht erstellt.

Bei der nächsten Buchhaltungsüberleitung wird die Stornierung automatisch als "Minus-Buchung" in den Haushalt übernommen.

Spende-Haushalt

Die Spende wurde im Haushalt verbucht und die ZWB ist bereits erstellt

SpendeZWBHHOK

Zuerst muss die Zuwendungsbestätigung storniert werden.

Dann kann die Spende storniert werden, um eine neue mit den richtigen Daten zu erstellen.

  • die Spende wurde bereits in den Haushalt überführt.
  • eine Zuwendungsbestätigung wurde bereits erstellt.

Bei der nächsten Buchhaltungsüberleitung wird die Stornierung automatisch als "Negativ-Buchung" in den Haushalt übernommen.

Spende-Haushalt-ZWB

Im folgenden Lernvideo sehen Sie alle Möglichkeiten wie eine Spende zusammen mit der Zuwendungsbestätigung storniert oder geändert werden kann.

Spende stornieren (10 min. 30'')

Kollekten und Verwahrgelder

Mit Kollekten sind hier weitgehend die landeskirchlich angeordneten Kollekten gemeint. Mit Verwahrgelder sind Spenden gemeint (z.B. Sammlungen, Spenden für Vereine in der Gemeinde usw.), die ebenfalls treuhändisch von der Gemeinde entgegengenommen werden um sie später an die entsprechende Organisation weiter zu leiten.

Kollekten und Verwahrgelder werden vielerorts direkt vom Spendenkonto an die entsprechende Organisation überwiesen. Es geht aber auch anders.

KIDspende kann aber für die unterschiedlichen Bedürfnisse angepasst werden.

Bisherige Vorgehensweise

Weiterleitungsspenden, Kollekten, Verwahrgelder werden direkt vom Spendenkonto an die Organisation überwiesen.

EuroDas Pfarramt überweist die Kollekten und Verwahrgelder direkt vom Spendenkonto der Gemeinde an die entsprechende Organisation.

Die Kollekte wird ganz normal in KIDspende wie jede andere Spende erfasst.

Erst bei der Buchhaltungsüberleitung wird unterschieden zwischen

  • normale Spenden für z.B. die eigene Gemeinde und
  • Kollekten sowie Verwahrgelder
Achten Sie darauf, dass Kollekten einer der folgenden Rahmenprojekte zugeordnet sind (je nach Projek): ELKB, Dekanat oder Verwahrgelder!

Es werden damit für die Buchhaltung zwei Listen erzeugt, aus denen eindeutig hervorgeht, welche Spenden für den Haushalt der eigenen Gemeinde bestimmt sind und welche Spenden bereits weitergeleitet wurden und als Einnahme und Ausgabe verbucht werden können.

Dieses Vorgehen ist nicht mehr zu empfehlen. Der Kontoabgleich wird dadurch schwierig. Dabei werden unterschiedliche, haushalterische Vorgänge vermischt.

Das erkennt man u.a. daran, dass Banken auf reinen Spendenkonten oft die Kontoführungsgebühren erlassen, was in diesem Falle nicht mehr möglich wäre.

Die ideale Vorgehensweise

UeberweisungstraegerWeiterleitungsspenden, Kollekten, Verwahrgelder werden über den Haushalt abgerechnet.

Die Überweisungsräger für Kollekten werden wie immer ausgefüllt und dem Kirchenpfleger bzw. dem Kirchengemeindeamt zur Überweiseung übergeben.

Aus dem Haushalt wird also die Kollekte voerst als Vorschuss an die Organisation überwiesen.

Ausgleich

Die Kollekte wird ganz normal in KIDspende wie jede andere Spende erfasst.

Über die Buchhaltungsüberleitung von KIDspende, wird das Haushaltskonto mit den anderen Spenden wieder ausgeglichen.

Unterstützung Bedürftige

Sinnvolle Vorgehensweise

unterstützung bedürftiger abrechnung

Die Auszahlungen zur Unterstützung Bedürftiger erfolgen über die Handkasse der Kirchengemeinde und werden dokumentiert.

Die zu Unterstützenden werden im Buchungstext nicht namentlich erfasst (Datenschutz). Es ist jedoch ein Verweis auf die entsprechenden Belege für die Nachvollziehbarkeit und die Prüfung erforderlich.

Falls aus zwingenden Gründen, insbesondere seelsorgerlichen Gründen, eine Quittung nicht gefordert werden kann, genügt ein entsprechender auf Dienstpflicht abgegebener schriftlicher Hinweis des Pfarrers bzw. der Pfarrerin (Eigenbeleg).

KIDspende

In KIDspende werden die Spenden für die Unterstützung normal erfasst (bar oder Überweisung) und mit den anderen Spenden regelmäßig in den Haushalt überführt.

Die Ausgaben können in KIDspende beim Projekt dokumentiert und als Übersicht als Abrechnungsgrundlage ausgedruckt werden (siehe Abbildung). Siehe auch das folgende Video:

Unterstützung Bedürftige (3 min. 25'')

Dank und Zuwendungsbestätigung

merciDanke sagen ist kein Hexenwerk ...

...jedes Kind lernt das.

Man kann aber dabei trotzdem einige wichtige Punkte beachten: So sollte man z.B. in einen Dankbrief nicht um weitere Unterstützung bitten.

Hier eine ganze Liste von hilfreichen Punkten:

Wichtige Punkte für einen Dankbrief:

  1. Der Brief ist ein richtiger Brief und keine einfache Dankkarte
  2. Der Brief ist persönlich addressiert
  3. Der Brief hat eine persönliche Anrede (nicht "lieber Spender")
  4. Er ist persönlich unterschrieben
  5. Er ist von einem anerkannten Repräsentanten unterzeichnet (Pfarrer/in-Dekan/in)
  6. Er nimmt direkten Bezug zur Verwendung der Gabe
  7. Er deutet an, wann es Neuigkeiten von dem jeweiligen Projekt gibt
  8. Er beinhaltet den Namen und die Telefonnummer einer Ansprechperson für das Projekt (bspw. Pfarramt / Dekanat)
  9. Er beinhaltet keine weitere Anfrage um Unterstützung
  10. Er bittet den Empfänger auch nicht irgendetwas zu tun oder zu unternehmen (bspw. Ausfüllen eines Fragebogens)
  11. Wenn möglich schätzt der Dankbrief auch frühere Gaben
  12. Der Brief ist grammatikalisch und orthographisch perfekt
  13. Der Tonfall ist positiv und zuversichtlich gestimmt und nicht weinerlich
  14. Der Brief beschreibt die Aufregung, die Dankbarkeit und die innere Wärme des Verfassers
  15. Der Leser wird bereits im ersten Absatz gepackt und Interesse geweckt
  16. Er spricht direkt mit dem Spender
  17. Er „verkauft“ nicht weiter
  18. Er ist kurz und knapp – nicht mehr als zwei kurze Absätze
  19. Der Spender erhält ihn schnell
  20. In einigen Fällen ist der Brief handgeschrieben.
(aus „Donor Centered Fundraising“, Burk, 2003, S. 36)

 

Beispiel Dank

[Variante I]

Ihre Spende hilft oder Ihre Spende kommt an

[Variante II]

Ihre Spende für [Projekt] bewegt etwas!

[persönliche Briefanrede],

wer von sich etwas für andere abgibt, setzt damit in dieser Welt ein wichtiges Signal: Gutes entsteht, wo Menschen zusammen helfen. Sie stiften nicht nur Geld, sondern Sinn und tragen dazu bei, dass [Hinweis auf das Projekt] verwirklicht werden kann.

[Hier sollte eigentlich ein aktueller Projektfortschritt sein in der Art: Momentan haben wir schon mehr als die Hälfte der Pfeifen finanziert und wir hoffen, dass wir in einem Jahr die Orgel wieder einweihen können. Dank Ihrer Hilfe und der Hilfe vieler weiterer Pfeifen-Spender wird unsere Orgel bald nicht mehr aus dem letzten Loch pfeifen, sondern wieder in neuem Ton Gott loben können!]

Für Ihre Spende in Höhe von [Spendenbetrag] für [hier noch mal das Projekt erwähnen] freue ich mich sehr und sage ich Ihnen ein herzliches „Dankeschön“! ( im Namen der Kirchengemeinde und des Kirchenvorstands.)

Mit freundlichen Grüßen

Ihr

[Name der/des Unterschreibenden Pfarrerin/Pfarrers]

Ein Dankschreiben - drei Möglichkeiten

Wilhelm Busch

Es müssen nicht immer die großen Dank-Pakete sein. Ein einfaches Dankschreiben reicht oft schon.

Denn bereits Wilhelm Busch wusste:

Es ist ein lobenswerter Brauch, wer was Gutes bekommt, der bedankt sich auch.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, in KIDspende ein Dankschreiben zu erzeugen. Wir zeigen Ihnen hier die drei wichtigsten und gebräuchlichsten.

Bedankung aus Projekt

Dank 1Die einfache und klassische Methode

  • z.B. ab 50 € Dankbrief mit eingescannter Unterschrift
  • Ab 300 € Dankbrief mit handschriftlicher Unterschrift

Vorteil

  • schnell und einfach
  • Erstellung mit der Zuwendungsbestätigung möglich
  • seperate Erstellung über Spenderliste
  • Auswertung, ob bedankt wurde

Dankschreiben als eigene Aktion

Dank 3Wenn man Dankschreiben auswerten möchte

Das Dankschreiben istals seperate Aktion beim Projekt (z.B. Orgelsanierung) angelegt.

Vorteil

  • einfach
  • Erstellung mit der Zuwendungsbestätigung möglich
  • seperate Erstellung über Spenderliste
  • Auswertung: wer reagiert wie auf das Schreiben;

Hinweis

Vor allem sinnvoll bei einem Spendenbrief - weniger bei einem Dankbrief (siehe Regeln fürs Danke-sagen)

Dankschreiben als Word-Serienbrief

Dank 2Wenn man den Dankbrief gestalten will

Dankschreiben über Excel-Liste und Word-Dokument.

Vorteil

  • Vielseitig
  • Große Lyoutmöglichkeiten (Grafik, Bilder etc.)

Herausforderung

  • Kenntnisse im Umgang mit der Serienbrief-Funktion von Word sind erforderlich

FormularMit Textvorlagen kann man sehr schnell Dankschreiben bei den einzelnen Projekten einzeln oder als Danksystematik hinterlegen.

Wie man Textvorlagen in KIDspende anlegt, sehen Sie im Video.

Textvorlage erstellen (3 min. 52'')

Ebenso können Sie für die einzelnen Absender beim Mandanten grafische Briefköpfe hinterlegen. Mit dem MS-Publisher können Sie Ihren Briefkopf und Ihr Logo für KIDspende vorbereiten. Wie das mit dem Programm MS-Publisher geht, sehen Sie im Video:

Briefköpfe hinterlegen (4 min. 54'')

BriefvorlageTextvariablen sind die Serienbrieffelder in KIDspende.

Wie man sie anwendet, sehen Sie im Video.

Textvariablen in KIDspende (2 min. 43'')

Bedankung aus dem Projekt - Vorgehen

Dank 1Beim Projektwird eine Danksystematik hinterlegt.

Das Dankschreiben kann dann entweder mit der Zuwendungsbestätigung erstellt werden oder seperat über eine Spenderliste für ein oder mehrere Projekte und Spendern.

Verwenden Sie eine einfache Textvorlage, die Sie hier anschließend erhalten, um einen Dankbrief in KIDspende zu erstellen. Mit "Copy-And-Paste" (Kopieren und Einfügen) haben Sie dann bereits die korrekten Abstände zu den Seitenrändern:

Danksystematik beim Projekt (4 min. 58'')

Zuwendungsbestätigung und Dank

DruckerEin Arbeitserleichterung von KIDspende ist, dass man Dankbriefe gleichzeitig mit den Zuwendungsbestätigungen ausdrucken kann. Wie das geht, sehen Sie im Video.

Dankbrief mit ZWB (3 min. 49'')

Dankbrief alleine drucken

DruckerDankbriefe können aber auch seperat, d.h. ohne Zuwendungsbestätigungen ausgedruckt werden.

Sehen Sie sich dazu das Video an.

Dankbrief alleine (2 min. 44'')

Dankbrief mit Word erstellen

OrdnerReicht die Textverarbeitung in KIDspende nicht aus, weil Sie vielleicht Bilder oder andere zusätzliche Gestaltungselemente einbauen möchten, können Sie jederzeit eine Excel-Liste erzeugen. Mit dieser Excel-Liste können Sie dann Word-Serienbriefe erstellen.

Dankbrief mit Word (3 min. 45'')

Sammelzuwendungsbestätigung drucken

DokumentStandardmäßig werden Zuwendungsbestätigungen/Sammelbestätigungen auf der Basis der Projekte erstellt. Damit ist gemeint, dass wenn ein Spender in einem Jahr für zwei oder mehrere Projekte gespendet hat und Sie drucken am Jahresende Zuwendungsbestätigungen, dann erhält dieser Spender pro Projekt eine gesonderte Sammel-Zuwendungsbestätigung.

Sammelzuwendungsbestätigungen sind also vor allem bei Dauerspendern interessant, die einen regelmäßigen Betrag für ein bestimmtes Projekt geben.

Wie man Sammelzuwendungsbestätigungen einrichtet und erstellt, sehen Sie im Video.

Sammelzuwendungsbestätigung (4 min. 40'')

Auswertungen - Übersicht

ExcelUmfassend

KIDspende bietet umfassende Auswertungsmöglichkeiten

... oder einfach

In der Regel sind aber vor allem die schnellen und einfachen Auswertungen hilfreich:

 

Die Kurzstatistik

Kurzstatistik 150Überall dort, wo man dieses Symbol entdeckt, kann man sich eine Statistik über das ausgewählte Element anzeigen lassen.

Zu finden ist das Symbol z.B. bei

  • Spendenliste
  • Adressliste
  • Projektliste
  • Rahmenprojekte

Der Abkündzettel

Abkuendzettel 350

Der Abkündzettel ist eine Form der Auswertung.

Dort werden alle Gaben uns Spenden ausgedruckt, die in der letzten Woche eingingen.

MegafonViele Gemeinden brauchen zum Ende der Woche den sogenannten Abkündzettel.

KIDspende erzeugt aus allen Spenden der aktuellen Woche sowohl einen

  • detaillierten Abkündzettel: für Gemeinden, die gern mal jede einzelne Spende anonym verkünden wollen
  • kumulierten Abkündzettel: für hohes Spendenaufkommen, d.h. für jedes Projekt wird nur der Gesamtbetrag aufgelistet.

Den Abkündzettel kann man in drei Schritten erstellen:

  1. man sucht unter Spende, suchen/bearbeiten alle Gaben und Spenden, die in der laufenden Woche erfasst wurden
  2. man markiert diese Spenden
  3. man klickt auf dem Aktionsknopf "Abkündigung"

Aber sehen Sie selbst im Video...

Der Abkündzettel (1 min. 53'')

Die umfassende Auswertung

Auswertung 1KIDspende bietet umfassende Auswertung für den "eingefleischten" Fundraiser.

FürKIDspende-Anwender kann es schon mal von Interesse sein,

  • wie alt denn z.B. die Spender für eine bestimmte Aktion sind oder
  • wie der Spendenverlauf seit Beginn der Aktion war, wieviel noch zu erwarten ist oder
  • wer von den 20% Spendern 80% der Spenden geben
  • usw.

Das ist z.B. Interessant bei

  • Kirchgeldbrief
  • langfristig angelegten Projekten und Aktionen
  • Kleinspenden
  • Spendertreue
  • usw.

Auswertungslisten

KIDspende kann zudem aus nahezu jeder Abfrage eine (Excel-) Liste erstellen:

  • Spenderlisten
  • Geburtstagslisten
  • Spenden-Abfragen
  • Adresslisten
  • usw.

Mit der Exportmöglichkeit ist es zudem möglich, Etiketten und Serienbriefe auch mit Word zu erstellen oder weitere Auswertungen in Excel vorzunehmen.

Die Suchmaske

LupeDie Suchmasken in KIDspende sind immer gleich aufgebaut - das erleichtet die Arbeit mit dem Programm.

Umfangreiche Suchabfragen kann man abspeichern, so dass sie in Zukunft zur Verfügung stehen, z.B. für die Gabenstatistik oder für die Kirchgeldpflichtigen.

 

Nicht das Ergebnis wird dabei abgespeichert, sondern die Abfrage.

Vorteil: die Ergebnisse sind immer aktuell!

 

Variable Suchbegriffe

Variable Suchbegriffe machen die Suche und das Speichern von Suchen noch elegenter.

Statt z.B. Spenden zu suchen, die man in der aktuellen Woche erfasst hat

Datum Spende erfasst -> von-bis -> 22.08.2011-28.08.2011

kann man eingeben:

Datum Spende erfasst -> von-bis -> <aktuelleWoche>

Weitere variable Suchbegriffe:

Hier eine Übersicht der variablen Suchbegriffe

oder als Übersicht im PDF-Format zum ausdrucken:

 

Bei der Suche nach einem Datum muss ein variabler Suchbegriff im Zusammenhang mit dem Vergleichsoperator von-bis genutzt werden. Diese variablen Suchbegriffe werden bei der Ausführung der Suche durch (vom aktuellen Datum abhängigen) Zeitraum ersetzt.

 

In diesem Video erhalten Sie einen grundsätzlichen Überblick über die Suchmaske und deren Bedienung:

Die Suchmaske (6 min. 38'')

Die Gabenstatistik

Die Gabenstatistik

ExcelBisher war die jährliche Gabenstatistik oft ein mühevolles Zusammenstellen und Aufsummieren einzelner Beträge.

In KIDspende können Sie diese Aufgabe nun automatisieren, so dass Sie den Betrag für Klingelbeutel und Kollekten für die eigene Gemeinde sowie Gaben und Spenden (auch für Investitionen) mit einem Mausklick erhalten.

So geht's:

  1. alle Spenden des aktuellen Jahres suchen (bzw. des letzten Jahres)
  2. aber NICHT die Spenden, die zu folgenden Rahmenprojekten gehören:
    • ELKB
    • Dekanat
    • Verwahrgeld
  3. und NICHT die Spenden, die von folgenden Aktionen stammen:
    • Kirchgeldbrief/-Erinnerung
    • Vermächtnisse
  4. dann: Kurzstatistik anzeigen lassen
  5. fertig!

Klicken Sie auf Starten um das Video über die Suchmaske anzusehen. Darin wird die Gabenstatistik erstellt.

Die Gabenstatistik (6 min. 38'')

Buchhaltungsabschluss - Überblick

Haushaltskonto

KIDspende vereinfacht die Überführung der Gaben und Spenden in den Haushalt:

  • Gaben und Spenden werden kumuliert übergeben
  • die Haushaltsstellen sind bereits hinterlegt
  • ein Sammeleinnahmebeleg muss nur noch unterschrieben werden

Mit der Arbeit in KIDspende geht mit der Überleitung der Gabenkasse in den ordentlichen Haushalt einher. D.h. es müssen auch alle Überweisungen der Landeskirchlichen Kollekten im Haushalt erfasst werden.

Daraus ergibt sich, dass auf dem Spendenkonto der Kirchengemeinde alle Spenden- und Kollekten Einnahmen landen.

Die Weiterleitung an die jeweiligen Organisationen, an das Dekanat, an die Landeskirchenkasse ausschließlich und sinnvollerweise über das Haushaltskonto bzw. das Gesamtkirchengemeinde-Konto erfolgen.

Alles andere ist wohl möglich, bringt aber nur Verwirrung und Mehraufwand mit sich.

Mit der sauberen Trennung von Spendenkonto und Haushaltskonto kann das Spendenkonto leichter abgleichen.

Das Spendenkonto (3 min.)

Der Kontoabgleich

pfennigVoraussetzung für einen sauberen Kontoabgleich ist, dass die Gabenkasse in den Haushalt überführt wurde.

Dann kann man sich über den Bereich Buchhaltung alle seit dem letzten Buchhaltungsabschluss erfassten Spenden einzeln und als Summe anzeigen lassen.

Der Kontoabgleich (2 min. 20'')

Die Buchhaltungsüberleitung

rechenmaschineKIDspende bietet die Möglichkeit, die erfassten Gaben, Kollekten und Spenden in den Haushalt zu überführen.

In Regelmäßigen Abständen können mit einem Sammeleinnahmebeleg die eingegangenen Spenden auf das Haushaltskonto bzw. das Konto der Gesamtkirchengemeinde überwiesen werden und die Daten in die Buchhaltung entweder

  • per Hand auf Grundlage des Sammeleinnahmebeleges oder
  • über die automatische Schnittstelle

in das Buchhaltungssystem KFM übernommen werden.

Selbst wenn Ihre Verwaltungsstelle KIDspende noch nicht unterstützt, erleichtert allein der Sammeleinnahembeleg die Übernahme der Daten in den Haushalt.

Die Buchhaltungsüberleitung (6 min. 23'')

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bei der Evang. Luth. Landeskirchenstelle Ansbach
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